EXTERNALISATION DE VOS ARCHIVES
Archives papier
Conservation et gestion d’archives : afin de gérer vos archives avec efficacité, des procédures rigoureuses sont appliquées.
Les consultations peuvent être numérisées où livrées dans un délai de 4 à 48H00.
Vous y accéder via un portail sécurisé 100 % français, certifié ISO 27001 pour la sécurisation des données et HDS (données de santé)
TRANSPORT ET GESTION DE VOS ARCHIVES
MIDEC Entreprise assure la prise en charge de vos archives avec un accompagnement personnalisé durant tout le cycle de vie de vos documents.
Un dispositif garantissant une sécurité optimale est mis en place :
Une mise en conteneur de vos documents d’archives : afin de les conserver avec une sécurité optimale sur le long terme, vos archives sont mises dans des containers double cannelure. Pour une totale confidentialité, les containers numérotés sont anonymes et rangés en aléatoire dans nos locaux.
Un transport sécurisé des archives par notre équipe jusqu’à notre site de gestion et de conservation sécurisés 24H/24 H.
Le suivi et la traçabilité de votre fonds d’archives garantit avec la réalisation d’un inventaire détaillé et exhaustif. Ces inventaires sont saisis dans une base de données spécialement développée et améliorée au fil des ans par MIDEC Entreprise.
Comment se déroule la consultation des archives ?
Lors de l’audit des archives, votre correspondant MIDEC Entreprise fera le point avec votre responsable archives afin de déterminer qui sont les personnes habilitées à consulter votre fonds.
Lors d’une demande de consultation de documents, MIDEC Entreprise vérifie les droits du demandeur afin de garantir la sécurité des archives. La communicabilité des archives respecte les règles établies avec l’entreprise.
L’habilitation de sécurité permettra donc aux personnes désignées d’avoir accès à ces informations protégées.
Archives à détruire
EXTERNALISER LA DESTRUCTION DE VOS ARCHIVES PERMET LE RECYCLAGE DU PAPIER.
Toutes les archives détruites par MIDEC Entreprise sont en effet recyclées afin de contribuer à la rationalisation des documents papier dans un écosystème durable.
En confiant vos archives à MIDEC Entreprise, vous participez ainsi au développement durable.
Celles-ci seront déchiquetées, broyées puis transformées en pâte à papier pour revenir dans le circuit de la papeterie.
Prise en charge des archives à détruire dans vos locaux
Nous venons prendre en charge les archives à détruire dans vos locaux et gérons les destructions avant de vous remettre un Certificat de destruction en confidentiel.
Externaliser la destruction de vos archives permet d’éviter les fuites d’informations sensibles et sécurise à 100 % la confidentialité des documents détruits.
Ainsi, il n’y a aucun risque d’indiscrétions en interne et MIDEC peut établir un Certificat de destruction détaillé si vous le souhaitez.
Conservation et gestion d’archives chez MIDEC Entreprise
MIDEC Entreprise traite chaque document dans le respect de leur durée légale de conservation.
Au moment de la réalisation des inventaires d’archives, les équipes MIDEC saisissent pour chaque unité d’archive, la date de destruction légale prévue. Ou, le cas échéant, les dates souhaitées par le client.
Ainsi chaque année, votre correspondant MIDEC vous fera parvenir une proposition de destruction d’archives que vous validerez si vous souhaitez que nous procédions aux destructions.
Après destruction, votre correspondant MIDEC vous fera parvenir un Certificat de destruction en confidentiel détaillé.
