Numérisation et partage d’archives
nos solutions
Quels que soient vos projets concernant vos archives, que vous souhaitiez passer au 0 papier où mettre en place un archivage hybride en bénéficiant des avantages de l’archivage numérique et papier, MIDEC Entreprise a des solutions à vous proposer pour la numérisation et le partage d’archives.
Tous les documents que nous numérisons peuvent être mis à disposition sur une plateforme 100 % française. ISO 27001 pour la sécurisation des données, ISO 9001 pour la qualité et habilitée données de santé (HDS).
Numérisation de documents
La Numérisation
La numérisation n’est faite qu’en cas de besoin de consultation dans un délai de 4 à 48H00.
Grâce à ce système, vous limitez autant les coûts que votre pollution numérique.
N’oublions pas qu’à l’heure actuelle, les datas centers polluent plus que le transport aériens !
La Numérisation de documents hors consultation
Tous types de documents jusqu’au A3 que ce soit noir et blanc où couleur.
La résolution utilisée est 300 DPI pour une bonne lisibilité mais moins est possible
Référencement des dossiers suivant ce qui a été établi avec le client (généralement classement numérique avec possibilité de dossiers et sous-dossiers)
Numérisation au format PDF pour une lecture possible par tous nos clients
Archivage électronique ou Archivage physique ? Quelles solutions ?
Point sur l’archivage électronique
Grâce à l’essor de l’archivage électronique, les documents sont consultables rapidement et de partout. Il permet de gagner en surface de stockage et de partager les documents avec des collaborateurs très facilement ce qui représente une qualité de travail indéniable pour les entreprises et leurs salariés qui gagnent en efficacité.
Malgré tout, un document numérique produit 15 g de Co2 par document alors qu’un document papier n’en n’émet quasiment pas et que le numérique dans son ensemble pollue 1.4 fois plus que l’aéronautique.
De plus, la dématérialisation nécessite d’être à la pointe de la cybersécurité pour éviter tout risque de Cyberattaque et de perte importante de données.
Avantages du Numérique
Accès rapide aux documents
Partage des documents très facile de n’importe où
Inconvénients du Numérique
Coûts plus élevés (logiciels, numérisation de documents…)
Pollution numérique très importante
Point sur l’archivage physique
Avantages de l’archivage physique
Pas de risque de cyberattaque
Coût de l’archivage moins élevés
Inconvénients de l’archivage physique
Besoin de M2 supplémentaire en cas de conservation en interne
Délais de consultations plus longs
Comment bénéficier des avantages des deux systèmes d’archivage et limiter notre pollution numérique ?
Aujourd’hui, l’archivage physique et numérique se complètent mais du fait de ce double archivage les entreprises ont parfois du mal à s’organiser et se retrouvent submergés de documents papiers et numériques.
Compte tenu des avantages certains de chaque système, il peut être intéressant d’avoir sous format numérique les archives faisant l’objet de consultations fréquentes et d’avoir sous format papier les archives sensibles devant être conservées sur le long terme où nécessitant moins de consultations.
Ainsi, votre efficacité est optimale en interne grâce au numérique mais vous protégez votre entreprise des pertes liées aux cyberattaques tout en réduisant votre pollution numérique.
En externalisant les archives papiers, vous gagnez des M2, êtes libérés des contraintes liées à l’archivage papier et bénéficiez de document rapidement numérisés en cas de besoin de consultation.
Votre interlocuteur MIDEC Entreprise est à votre disposition pour effectuer une analyse et vous proposer un chiffrage de numérisation et/où d’externalisation de vos archives.